กิจการขนาดกลางและขนาดเล็กจำนวนมากมีบัญชีที่ถูกต้องตามแบบ แต่ผู้บริหารยังไม่ทราบว่าเดือนที่ผ่านมากำไรหรือขาดทุน เพราะบัญชีจัดทำขึ้นเพื่อยื่นต่อหน่วยงาน มิได้จัดทำขึ้นเพื่อใช้บริหาร ตัวเลขจึงมาถึงช้าเกินกว่าจะใช้ตัดสินใจได้ทัน
อีกปัญหาหนึ่งคือการควบคุมภายใน กิจการที่ผู้รับเงิน ผู้บันทึกบัญชี และผู้อนุมัติจ่าย เป็นบุคคลคนเดียวกัน ย่อมมีความเสี่ยงที่ตรวจไม่พบ ความเสียหายจากเหตุนี้มักปรากฏต่อเมื่อผ่านไปแล้วหลายปี
งานส่วนนี้จึงเป็นการวางระบบให้เหมาะกับจำนวนคนที่กิจการมีอยู่จริง มิใช่การนำระบบของบริษัทขนาดใหญ่มาใช้ทั้งชุด
งานที่สำนักงานรับดำเนินการ
- วางผังบัญชีและระบบเอกสารให้สอดคล้องกับลักษณะรายได้และรายจ่ายของกิจการ
- กำหนดขั้นตอนการอนุมัติ การรับเงิน และการจ่ายเงิน พร้อมแบ่งแยกหน้าที่ให้ไม่กระจุกอยู่ที่บุคคลคนเดียว
- จัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารเป็นรายเดือน ที่แสดงผลการดำเนินงานและกระแสเงินสดในรูปแบบที่อ่านเข้าใจได้
- ประมาณการกระแสเงินสดล่วงหน้า สำหรับกิจการที่มีรอบรับชำระเงินยาว
- จัดเตรียมข้อมูลประกอบการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน
- ตรวจสอบระบบที่ใช้อยู่ และเสนอจุดที่ควรแก้ไขเป็นหนังสือ
การแบ่งแยกหน้าที่ที่ควรมีเป็นอย่างน้อย
- ผู้อนุมัติการจ่ายเงิน ต้องมิใช่ผู้ที่ทำเรื่องเบิกจ่ายเอง
- ผู้บันทึกบัญชี ต้องมิใช่ผู้ที่ถือเงินสดหรือมีอำนาจสั่งจ่ายจากบัญชีธนาคาร
- การกระทบยอดบัญชีธนาคาร ควรทำโดยผู้ที่มิได้เป็นผู้บันทึกรายการ
- การอนุมัติรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน ควรผ่านที่ประชุมกรรมการ
กิจการที่มีพนักงานน้อยรายอาจแบ่งแยกได้ไม่ครบทุกข้อ ในกรณีเช่นนั้นควรใช้การสอบทานโดยผู้บริหารเป็นการทดแทน เช่น การเปิดดูรายการเดินบัญชีธนาคารด้วยตนเองทุกเดือน
ข้อมูลในหน้านี้เป็นความรู้ทั่วไป มิใช่ความเห็นสำหรับกิจการของท่าน ระบบที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของกิจการเป็นราย ๆ ไป