ตราบที่กิจการดำเนินไปด้วยดี เอกสารเหล่านี้แทบไม่ถูกหยิบขึ้นมาอ่าน ความสำคัญจะปรากฏเมื่อผู้ถือหุ้นประสงค์จะออกจากกิจการ เมื่อกรรมการลงนามผูกพันบริษัทเกินอำนาจที่มี หรือเมื่อฝ่ายหนึ่งอ้างว่ามติที่ประชุมไม่ชอบ ในเวลานั้นข้อความในหนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับของบริษัทจะเป็นสิ่งที่ใช้ชี้ขาด
ข้อพิพาทระหว่างผู้ถือหุ้นส่วนใหญ่มิได้เกิดจากเจตนาทุจริต แต่เกิดจากการที่ไม่เคยตกลงกันไว้ล่วงหน้าว่าหากเกิดเหตุการณ์เช่นนั้นจะปฏิบัติอย่างไร เช่น ผู้ถือหุ้นรายหนึ่งเลิกทำงานให้กิจการ แต่ยังถือหุ้นในสัดส่วนเดิม
สำนักงานดูแลงานส่วนนี้ทั้งการวางโครงสร้างตั้งแต่ต้น การแก้ไขข้อบังคับของกิจการที่ดำเนินมาแล้ว และการดำเนินการเมื่อเกิดข้อพิพาทระหว่างผู้ถือหุ้น
งานที่สำนักงานรับดำเนินการ
- จัดทำข้อบังคับของบริษัทให้ตรงกับข้อตกลงที่แท้จริงระหว่างผู้ร่วมทุน มิใช่ใช้แบบสำเร็จรูปที่นายทะเบียนรับจดทะเบียนได้เท่านั้น
- จัดทำสัญญาระหว่างผู้ถือหุ้น กำหนดสิทธิออกเสียง การซื้อหุ้นคืน สิทธิในการซื้อก่อน และวิธีคำนวณมูลค่าหุ้นเมื่อมีผู้ออกจากกิจการ
- กำหนดอำนาจกรรมการและเงื่อนไขการลงนามผูกพันบริษัทให้ชัดเจน
- จัดประชุมผู้ถือหุ้นและประชุมกรรมการ พร้อมจัดทำรายงานการประชุมที่ใช้เป็นหลักฐานได้
- จดทะเบียนเปลี่ยนแปลงรายการต่อนายทะเบียน ทั้งกรรมการ อำนาจลงนาม ที่ตั้งสำนักงาน วัตถุประสงค์ และทุนจดทะเบียน
- ดำเนินการเมื่อเกิดข้อพิพาทระหว่างผู้ถือหุ้น ทั้งการเจรจา การเพิกถอนมติที่ไม่ชอบ และการดำเนินคดี
ข้อที่ควรตกลงกันไว้ก่อนเริ่มกิจการ
- ผู้ถือหุ้นรายใดทำหน้าที่ใด และหากรายใดหยุดทำหน้าที่นั้นจะปฏิบัติอย่างไร
- เรื่องใดต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้ถือหุ้นทุกราย มิใช่ใช้เสียงข้างมากตัดสิน
- ผู้ถือหุ้นที่ประสงค์จะขายหุ้น ต้องเสนอขายแก่ผู้ถือหุ้นเดิมก่อนหรือไม่ และคำนวณราคาด้วยวิธีใด
- จะจ่ายเงินปันผลเมื่อใด และเก็บกำไรไว้ในกิจการเท่าใด
- หากผู้ถือหุ้นรายหนึ่งถึงแก่ความตาย ทายาทจะเข้ามาเป็นผู้ถือหุ้นแทนหรือไม่
ข้อมูลในหน้านี้เป็นความรู้ทั่วไป มิใช่ความเห็นทางกฎหมายสำหรับกิจการของท่าน โปรดนำหนังสือรับรองบริษัทและข้อบังคับฉบับที่ใช้อยู่มาให้สำนักงานตรวจสอบ