เอกสารที่ถูกต้องตามเนื้อหาอาจใช้ไม่ได้ หากขาดการรับรองในรูปแบบที่ปลายทางกำหนด หน่วยงานราชการ ธนาคาร และคู่สัญญาในต่างประเทศ ต่างมีข้อกำหนดของตนเองว่าเอกสารต้องผ่านผู้ใดและกี่ขั้นตอน การดำเนินการผิดลำดับทำให้ต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด
งานในกลุ่มนี้จึงเป็นงานที่ความถูกต้องของรูปแบบสำคัญเท่ากับเนื้อหา สำนักงานตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อนลงมือทุกครั้ง เพื่อมิให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายไปกับขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
สำนักงานมีทนายความที่ผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนเป็นทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารกับสภาทนายความไว้แล้ว จึงรับรองเอกสารเพื่อนำไปใช้ในต่างประเทศได้
งานที่อยู่ในกลุ่มนี้
- รับรองเอกสารและลายมือชื่อ สำหรับเอกสารที่จะนำไปใช้กับหน่วยงานหรือคู่สัญญาในต่างประเทศ
- หนังสือมอบอำนาจ ทั้งการจัดทำให้ถูกต้องตามที่หน่วยงานปลายทางกำหนด และการกำหนดขอบเขตอำนาจให้พอดีกับเรื่องที่มอบหมาย
- แปลและรับรองเอกสาร ระหว่างภาษาไทยกับภาษาอังกฤษ พร้อมเดินเรื่องรับรองต่อที่กรมการกงสุลและสถานทูตของประเทศปลายทาง
- สืบสวนเอกชน สำหรับการตรวจสอบข้อเท็จจริงและหาพยานหลักฐานประกอบการดำเนินคดีภายในกรอบที่กฎหมายอนุญาต
ลำดับการรับรองเอกสารที่จะใช้ในต่างประเทศ
ประเทศไทยยังมิได้เข้าเป็นภาคีความตกลงระหว่างประเทศที่ให้ใช้ตราประทับรับรองเพียงใบเดียว เอกสารจึงต้องผ่านการรับรองเป็นทอด โดยลำดับที่ใช้กันโดยทั่วไปมีดังนี้
- ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร รับรองในขั้นแรก
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ รับรองลายมือชื่อของผู้รับรองในขั้นก่อนหน้า
- สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทาง รับรองเป็นขั้นสุดท้าย
บางประเทศและบางหน่วยงานต้องการเพียงคำรับรองของทนายความเท่านั้น จึงควรตรวจข้อกำหนดของปลายทางก่อนเริ่มดำเนินการ
สิ่งที่ต้องเตรียมมา
- เอกสารฉบับจริง มิใช่สำเนาหรือภาพถ่าย
- หนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชนตัวจริงของผู้ลงนามทุกคน
- หนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่เกินหกเดือนและตราประทับ กรณีลงนามในนามบริษัท
- ข้อมูลว่าเอกสารจะนำไปใช้ที่ประเทศใดและกับหน่วยงานใด
- กำหนดวันที่ต้องใช้เอกสาร เพื่อให้จัดลำดับการดำเนินการได้ทัน
ข้อกำหนดของแต่ละประเทศและแต่ละหน่วยงานแตกต่างกันและเปลี่ยนแปลงได้ ข้อมูลในหน้านี้เป็นแนวทางทั่วไป โปรดแจ้งรายละเอียดของเรื่องท่านเพื่อให้ตรวจสอบข้อกำหนดที่ใช้จริง