บริษัทที่จดทะเบียนแล้วแต่ยังไม่ได้ประกอบกิจการ ก็ยังต้องจัดทำบัญชี ปิดงบการเงิน จัดให้มีผู้สอบบัญชีตรวจสอบ และนำส่งตามกำหนดเช่นเดียวกับบริษัทที่มีรายได้ การละเลยด้วยเข้าใจว่ายังไม่มีรายการใดให้บันทึก ทำให้เกิดค่าปรับที่สะสมขึ้นตามระยะเวลาและต้องตามแก้ย้อนหลังหลายปี
ในทางปฏิบัติ บัญชีมิได้มีไว้เพื่อยื่นต่อหน่วยงานเท่านั้น แต่เป็นเอกสารที่ใช้ตัดสินเรื่องอื่นด้วย การขอใบอนุญาตทำงานพิจารณาจากงบการเงินและแบบยื่นรายการภาษี ข้อพิพาทระหว่างผู้ถือหุ้นตัดสินกันที่ตัวเลขในบัญชี และการขอสินเชื่อจากธนาคารเริ่มจากงบการเงินย้อนหลัง
สำนักงานมีนักบัญชีปฏิบัติงานอยู่ในสำนักงานเดียวกับทนายความ เรื่องที่มีทั้งประเด็นบัญชีและประเด็นกฎหมายจึงดูไปพร้อมกันได้
งานที่สำนักงานรับดำเนินการ
- จัดทำบัญชีรายเดือน บันทึกรายการ และจัดเก็บเอกสารประกอบให้ครบองค์ประกอบ
- จัดทำและนำส่งแบบภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และแบบภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นรายเดือน
- จัดทำและนำส่งเงินสมทบประกันสังคมของลูกจ้าง
- ปิดงบการเงินประจำปี และประสานกับผู้สอบบัญชี
- จัดประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบการเงิน และนำส่งต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- จัดทำบัญชีย้อนหลังสำหรับกิจการที่ค้างมาหลายปี พร้อมประเมินภาระที่ตามมา
- วางระบบเอกสารและผังบัญชีให้เหมาะกับลักษณะกิจการ
เอกสารที่ต้องมีจึงจะลงเป็นรายจ่ายได้
- ใบกำกับภาษีที่มีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนด ทั้งชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และรายการสินค้าหรือบริการ
- ใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานการชำระเงินที่ตรวจสอบได้
- สัญญาหรือใบสั่งซื้อ สำหรับรายการที่มีมูลค่าสูง
- หลักฐานว่ารายจ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับกิจการ มิใช่รายจ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือผู้ถือหุ้น
รายจ่ายที่ไม่มีเอกสารรองรับ หรือมีเอกสารไม่ครบองค์ประกอบ อาจถูกถือว่าเป็นรายจ่ายต้องห้าม ซึ่งทำให้กำไรสุทธิที่ต้องเสียภาษีสูงขึ้นกว่าที่บันทึกไว้
สิ่งที่ควรแยกให้ชัดตั้งแต่ต้น
- บัญชีธนาคารของบริษัทกับบัญชีส่วนตัวของกรรมการ การใช้ปะปนกันทำให้พิสูจน์รายรับรายจ่ายได้ยากเมื่อถูกตรวจสอบ
- เงินที่กรรมการนำออกจากบริษัท ต้องบันทึกให้ชัดว่าเป็นเงินกู้ เงินเดือน หรือเงินปันผล เพราะแต่ละอย่างมีภาระภาษีต่างกัน
- รายได้ที่รับเป็นเงินสด ต้องบันทึกเช่นเดียวกับรายได้ที่รับผ่านธนาคาร
ข้อมูลในหน้านี้เป็นความรู้ทั่วไป มิใช่ความเห็นทางบัญชีสำหรับกิจการของท่าน กำหนดเวลาและอัตราเปลี่ยนแปลงได้ โปรดแจ้งลักษณะกิจการเพื่อให้ตรวจสอบหน้าที่ที่ใช้จริง