ในหลายประเทศงานนี้ทำโดยผู้ประกอบวิชาชีพที่เรียกว่า Notary Public ประเทศไทยไม่มีวิชาชีพนี้ แต่ให้อำนาจแก่ทนายความที่ผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความไว้เป็นการเฉพาะ สำนักงานมีทนายความที่ขึ้นทะเบียนไว้แล้ว จึงรับรองเอกสารให้ได้
สิ่งที่ผู้รับรองยืนยันคือ ผู้ลงนามเป็นบุคคลนั้นจริง ลงลายมือชื่อต่อหน้าจริง และเข้าใจข้อความที่ลงนาม ไม่ใช่การรับรองว่าข้อความในเอกสารถูกต้อง หรือทำให้เอกสารนั้นมีผลผูกพันขึ้นมา
งานรับรองเอกสารมักเป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนส่งเอกสารออกนอกประเทศ และเป็นขั้นตอนที่หากดำเนินการผิดลำดับ หน่วยงานปลายทางจะปฏิเสธ ทำให้ต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด
งานรับรองที่สำนักงานรับดำเนินการ
- รับรองลายมือชื่อในเอกสารทุกประเภท
- รับรองว่าสำเนาถูกต้องตรงกับต้นฉบับ สำหรับกรณีที่ส่งต้นฉบับออกไปไม่ได้
- ลงนามเป็นพยานในการทำเอกสาร เช่น หนังสือมอบอำนาจและสัญญาระหว่างประเทศ
- รับคำสาบานและคำปฏิญาณ สำหรับคำให้การเป็นหนังสือที่ต้องสาบานต่อหน้าผู้มีอำนาจ
- จัดทำคำแปลไทยและอังกฤษ พร้อมรับรองว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ
- เดินเรื่องรับรองต่อที่กระทรวงการต่างประเทศและสถานทูตของประเทศปลายทาง
ประเภทเอกสารที่ขอให้รับรอง
- หนังสือมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการแทนในต่างประเทศ
- หนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และงบการเงิน
- ใบสำคัญการสมรส สูติบัตร ทะเบียนบ้าน และเอกสารแสดงสถานะบุคคล
- วุฒิการศึกษาและใบแสดงผลการเรียน สำหรับสมัครงานหรือเรียนต่อต่างประเทศ
- สัญญาซื้อขายและสัญญาร่วมทุนกับคู่สัญญาต่างประเทศ
- เอกสารประกอบการยื่นขอวีซ่าที่สถานทูตกำหนดให้ต้องรับรอง
ทำไมบางเรื่องต้องรับรองหลายชั้น
ประเทศไทยยังไม่ได้เข้าเป็นภาคีความตกลงระหว่างประเทศที่ให้ใช้ตราประทับรับรองใบเดียวจบ (Apostille) เอกสารไทยที่จะใช้ในต่างประเทศจึงต้องผ่านการรับรองเป็นทอด โดยทั่วไปคือทนายความผู้รับรอง แล้วส่งต่อไปที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และสุดท้ายที่สถานทูตของประเทศปลายทาง
บางประเทศและบางหน่วยงานต้องการเพียงคำรับรองของทนายความเท่านั้น สำนักงานจึงตรวจข้อกำหนดของปลายทางให้ก่อนเสมอ เพื่อไม่ให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายไปกับขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
สิ่งที่ต้องเตรียมมาและเรื่องเวลา
- เอกสารฉบับจริง มิใช่สำเนาหรือภาพถ่าย
- หนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชนตัวจริงของผู้ลงนามทุกคน
- หนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่เกินหกเดือนและตราประทับ กรณีลงนามในนามบริษัท
- ข้อมูลว่าเอกสารจะนำไปใช้ที่ประเทศใดและกับหน่วยงานใด
- ตัวผู้ลงนามต้องมาด้วยตนเอง เพราะผู้รับรองต้องเห็นการลงลายมือชื่อ
การรับรองโดยทนายความทำได้ภายในวันเดียว แต่ถ้าต้องผ่านกระทรวงการต่างประเทศและสถานทูตด้วย ต้องเผื่อเวลาตามคิวของแต่ละหน่วยงาน ควรแจ้งวันที่ต้องใช้เอกสารมาตั้งแต่ต้น สำนักงานจะจัดลำดับให้ทันกำหนด
ข้อกำหนดของแต่ละประเทศและแต่ละหน่วยงานแตกต่างกันและเปลี่ยนแปลงได้ ข้อมูลในหน้านี้เป็นแนวทางทั่วไป โปรดแจ้งรายละเอียดของเรื่องท่านเพื่อให้ตรวจสอบข้อกำหนดที่ใช้จริง