เอกสารราชการที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศ และเอกสารต่างประเทศที่จะนำมาใช้ในไทย ต้องมีคำแปลที่ผ่านการรับรอง ปัญหาที่พบบ่อยมิได้อยู่ที่คุณภาพของคำแปล แต่อยู่ที่รูปแบบ เช่น การสะกดชื่อในคำแปลไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง การแปลตราประทับและลายมือชื่อไม่ครบ หรือแปลจากสำเนาแทนที่จะแปลจากต้นฉบับ
เอกสารที่ถูกปฏิเสธด้วยเหตุเหล่านี้ ต้องเริ่มกระบวนการรับรองใหม่ทั้งหมด ซึ่งใช้เวลาตามคิวของแต่ละหน่วยงาน สำนักงานจึงตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่มแปลทุกครั้ง
สำนักงานรับงานแปลระหว่างภาษาไทยกับภาษาอังกฤษ พร้อมรับรองคำแปล และเดินเรื่องรับรองต่อจนถึงหน่วยงานปลายทาง
เอกสารที่รับแปลและรับรอง
- เอกสารทะเบียนราษฎร ได้แก่ สูติบัตร ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวประชาชน และหนังสือรับรองความเป็นโสด
- เอกสารการสมรสและการหย่า ทั้งใบสำคัญและทะเบียน
- เอกสารนิติบุคคล ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น หนังสือบริคณห์สนธิ และงบการเงิน
- วุฒิการศึกษาและใบแสดงผลการเรียน
- สัญญาและหนังสือมอบอำนาจ
- คำพิพากษาและคำสั่งศาล สำหรับใช้ในกระบวนการที่ต่างประเทศ
ลำดับการรับรองที่ใช้กันโดยทั่วไป
- จัดทำคำแปลจากเอกสารฉบับจริง พร้อมคำรับรองของผู้แปล
- ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร รับรองคำแปลและลายมือชื่อ
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ รับรองในขั้นถัดไป
- สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทาง รับรองเป็นขั้นสุดท้าย
บางประเทศและบางหน่วยงานต้องการเพียงบางขั้นเท่านั้น และบางแห่งกำหนดให้ใช้ผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนไว้กับหน่วยงานนั้นโดยเฉพาะ จึงควรตรวจข้อกำหนดก่อนเริ่มดำเนินการ
สิ่งที่ต้องเตรียมมาและข้อควรระวัง
- เอกสารฉบับจริง หรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรองความถูกต้องแล้ว
- หนังสือเดินทางของผู้ที่ปรากฏชื่อในเอกสาร เพื่อให้สะกดชื่อในคำแปลตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
- ข้อมูลว่าเอกสารจะนำไปใช้ที่ประเทศใดและกับหน่วยงานใด
- กำหนดวันที่ต้องใช้เอกสาร เนื่องจากขั้นตอนรับรองมีคิวของแต่ละหน่วยงาน
- เอกสารบางประเภทมีกำหนดอายุนับแต่วันที่ออก จึงไม่ควรขอคัดเอกสารไว้ล่วงหน้านานเกินไป
ข้อกำหนดของแต่ละประเทศและแต่ละหน่วยงานแตกต่างกันและเปลี่ยนแปลงได้ ข้อมูลในหน้านี้เป็นแนวทางทั่วไป โปรดแจ้งรายละเอียดของเรื่องท่านเพื่อให้ตรวจสอบข้อกำหนดที่ใช้จริง